Järjestöllä mukaan luettuna paikalliset yhdistykset on olemassa itselleen luotu viestintäjärjestelmä ja sen toteuttamiseksi omanlaisensa infrastruktuuri, joka toimii järjestelmän perusrakenteena. Tämä sisältää järjestön tiedotuskäytännön, vuorovaikutteiset foorumit ja toteuttamisen käytännöt vastuineen sekä toteuttamisessa tarvittavat kanavat. Myös eri kanavien käyttöperiaatteista on tarpeen olla yhteiset periaatteet sen suhteen, mitä milläkin kanavalla viestitetään, mikä turvaa yhdistyksen avoimuutta.

Tekstin otsikossa on ns. heittona viittaus ”sietämättömään keveyteen” monipuolistamisessa. Miksi näin? Syy on siinä, että maailma ympärillä muuttuu kaiken aikaa ja viestintämaailma on muutoksessa, joka ajoittain tuntuu jopa sietämättömältä. On juostava lujaa pysyäkseen jotenkin mukana! Tuossa tilanteessa jotkut pysyvät ja toiset taas jäävät perään. Siinä on vaikuttavana tekijänä, millainen järjestökulttuuri on vallalla. Ääripäissä ovat ”vanhan liiton” perinteiset toimintamallit ja toisaalla ”uuden liiton” aktivistit. Jos jäsenistö koostuu täysin jommastakummasta, niin silloin tilanne rullaa sen mukaisesti, mutta kun niin ei ole, joudutaan sovittelemaan ja viestintäkulttuuriakin uudistamaan myös kanavien käytön osalta sovittelemalla ja hakemalla yhteistä linjaa. Tällöin linjaukset siitä, missä ja millä kanavalla mitäkin tietoa liikkuu, on selvitettävä. Silloin on myös paikallaan sopia, kenen vastuulla on hakea kaikille yhteistä informaatiota sellaisilta kanavilta, joilla kaikki eivät liiku.

Edellä on viittaus järjestökulttuuriin, sillä on ymmärrettävää sekin, että kukin on oman aikansa kulttuurin vaikutteiden kantaja. Siksi esimerkiksi siirtyminen täysin sähköiseen viestintäjärjestelmään voi syrjäyttää joitakin. Myös sähköisissä on huomioitava, miten niitä käytetään. Siten on varauduttava jopa ”posti Kustin” käyttöön tarvittaessa. Tosin nyttemmin enää harvemmin häntä tarvitaan, mutta paperitulosteita tarvitaan. On myös puhelin tarpeen perinteellisen puhelunkin muodossa. Sähköposti on keskeinen. Facebook on osalle toimijoista tärkeä, mutta ei kattavasti. Näin esimerkiksi nykytilanteessa sitä ei voi ottaa kattavaksi kanavaksi. Ongelma onkin sitten siinä, että facebookin ryhmissä liikkuu hyödyllistä asiaa, sen välittäminen jää puolitiehen.

Miksi tarvitaan viestintäkanavien monipuolistamista, eikö kattava sähköpostilistaus riitä? Tuohon on todettava, että sisäisen tiedottamisen kannalta se on toimiva tietysti sen mukaan, että postit luetaan. Ongelma on siinä, että yhdistyksen toiminta jää sisäänpäin kääntyneeksi ja jopa jokseenkin suljetuksi, mikä vaikuttaa näkyvyyteen ja vaikuttavuuteen. Facebookin kautta sitä voi korjata. Yksi keskeinen kanava on sivutie.net sivusto, jolla on käytettävissä kolumnipalsta, jolle kirjoitettuja juttuja jonkun verran leviää ulospäin jaettuina.

Miten selvitä eteenpäin saadakseen viestin etenemään perille saakka? Kulloisessakin viestintätilanteessa on olemassa viesti, joka pitäisi saada jollekin tietylle taholle. On siis katsottava, minne se kuuluu. Suhteellisen vähän on ”kattavia” jakelutarpeita lukuun ottamatta suurta joukkoa käsittäviä kampanjoita ja tapahtumia. Käyttöön voi tulla kirje, sähköposti, puhelimen eri mahdollisuudet huomioiden, että kaikilla ei vielä ole älypuhelimia, facebook ja oma osio sivutie.net sivustolla. Yhdistyksen asioissa ei ole vielä otettu WhatsApp ja muita älypuhelinsovelluksia käyttöön eikä myöskään twitter viestejä lukuun ottamatta asioita, joissa on vain juuri tiettyjen henkilöiden yhteydenotot yhdistyksenkin asioissa. Kanava tulee valittavaksi tilanteen mukaisesti laajennuksia harkitaan!