Monessa yhdistyksessä on mietittävänä, miten saadaan hoidettua sääntömääräiset velvoitteet, kun yli 10 osanottajan kokousten ja yleisötilaisuuksien järjestäminen on kielletty 13.5. saakka. Esimerkiksi Porin seudun elämäntapayhdistys ry:n sääntömääräinen kokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä. Tosin siinä todennäköisesti mentäisiin tuon rajan sisällä, mutta on huomioitava muutakin, kuten sekin, keitä kokoukseen osallistujat olisivat? Huomioitavia seikkoja ja niiden ratkaisumahdollisuuksista otan nyt käsittelyyn muutamia.

Sääntömääräisen kokouksen lykkääminen rajoitusten päättymisen jälkeiseen aikaan on oikeusministeriön 18.3. antaman ohjeen mukaan ensisijainen vaihtoehto, jos yhdistyksen säännöt sen sallivat. Nyt on todettava tässä esillä olevan yhdistyksen osalta rajan olevan huhtikuun loppuun mennessä. Oikeusministeriön suositus tästä eteenpäin on se, että jos määräaika umpeutuu, niin yhdistyksen hallituksen on arvioitava, onko parempi lykätä kokousta vaiko yrittää sen toteuttamista poikkeusjärjestelyin. Jos kävisikin niin, että kokoukseen rynnistäisi väkijoukko, niin silloin pitäisi olla mahdollisuus jakaa se eri tiloihin, joissa kussakin olisi korkeintaan kymmenen osanottajaa. Näihin tiloihin pitäisi sitten olla jokin yhteys.

Yksi poikkeusjärjestelymahdollisuus olisi kokouksen järjestäminen etäyhteyksillä, jos se olisi säännöissä mainittu. Näin ei ole tässä esillä olevassa yhdistyksessä eikä kattavasti vielä suuressa osassa yhdistyksiä yleensäkään. Jokin aika sitten verkkokoulutuksessa mukana olleista yli200:sta yhdistyksestä, oli etäosallistuminen säännöissä vajaalla kolmanneksella. Asia on ilmeisen heikosti huomioitu yhdistyksissä, koska osanottajista lähes kolmannes ei tiennyt, onko se heillä säännöissä mahdollistettu. Etäyhteyksien sallimissakin tilanteissa on huomattava, että kaikille halukkaille on oltava mahdollisuus osallistua kokoukseen. On myös paikallaan huomioida se, että yhdistyslainsäädännön mukaan yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen ja myös yhdistyksen muun yleisen kokouksen päätökset tehdään kokouksessa, jolle on oltava kokouskutsussa mainittu aika ja paikka, vaikka siihen osallistuttaisiinkin etänä. Hallitus ja muut yhdistysten toimielimet päättävät omista toimintatavoistaan itse sääntöjensä sallimissa rajoissa.

Yhdistyksen hallituksen vastuulla on kokouksen järjestäminen turvallisesti. Siihen kuuluu osanottajien henkilökohtaisen turvallisuuden takaaminen. On siis päätettävä myös turvallisuusnäkökulmasta, onko parempi lykätä kokousta vai yrittää toteuttaa se jollakin säännökset täyttävällä tavalla esimerkiksi erityisjärjestelyin. Edellä viittasin, että saatettaisiin jäädä kymmenen rajan piiriin, mutta turvalauseke johtaa tarkkaamaan, keitä mukaan tulevat osanottajat mahdollisesti ovat. Kun heissä on varmasti riskiryhmiin kuuluvia, niin pienenkin osanottajajoukon yhteen kokoontumisen siirtäminen on perusteltua ja lykätä kokousta siihen saakka, kun rajoitukset ovat siinä määrin poistuneet, että voidaan turvallisesti kokoontua. Jos on joitakin määräaikoja, niin hallitus voi pyytää niihin pidennystä.

Onneksi tälle kevätkaudelle ja alkukesälle ei ollut suunnitelmissa monia toimintoja. Järjestökoulutus yhteisökeskuksen kanssa toteutuu webinaarisarjana. Joka tapauksessa on vuosikokous toteutettava niin pian kuin se on mahdollista, sillä siinä on käsiteltävä hallituksen kokoonpano, toiminnantarkastajan valinta ja tilinpäätös viime vuodelta sekä toimintakertomus. Suunnitelmissa on sääntöjen uudistaminen, mutta se voidaan lykätä vaikka ehkäisevän päihdetyön viikolla pidettävään ylimääräiseen yleiseen kokoukseen ja siinä voidaan myös suuntautuminen eteenpäin ottaa käsittelyyn. EHYT ry:n edustajakokous siirtyi syksyyn, joten siinä mielessä tuo on myös yhteen sopiva. Näin lähtisi liikkeelle siirtyminen uuteen normaalitilaan.

Kaikkineen tarkoitus oli jo nyt keväällä siirtyä eräänlaiseen uuteen normaalitilaan, sillä hallituksessa kävimme jo keskustelua uusista säännöistä ja niihin päätettiin sisällyttää etämahdollisuus. Vielä tässä kuussa on tarkoitus harjoitellakin verkkokokousta. Keskeinen niin sanotusti iso juttu tulee olemaan se, että kun tämä poikkeustila päättyy ja palataan ”normaalielämään” niin vääjäämätön tosiasia on se, että ”normaali” ei olekaan sama kuin se oli pieni aika sitten. Ollaan jossakin toisenlaisessa normaalitilassa. Haasteena on, miten kaikki pysyvät mukana ja miten pidetään toisistamme huolto. Pidetään yhteyttä!