Yhdistyksen sääntömääräinen vuosikokous oli tarkoitus pitää 2.4.2020 klo 14. Kokousta ei ehditty tilanteen muuttuessa virallisesti kutsua koolle ja hallituksen ratkaisuna on sen siirtäminen. Sääntöjen mukaan kokous pitää järjestää huhtikuun loppuun mennessä.

Kysymys, miten menetellään jatkossa, on erilaisia mahdollisuuksia, joista valita. Otan niitä tähän viiden kohdan ohjelmana ja niitä voidaan soveltaa myös muiden vastaavassa tilanteessa olevien kohdalla.

1. Kokous kutsutaan koolle välittömästi poikkeustilan päätyttyä. Todennäköisesti poikkeustila ja valmiuslain soveltamisen 17.3. annettu asetus päättyy 13.5. johon saakka 10 hengen kokoontumisrajoite on voimassa, mutta siitä eteenkin päin näitä rajoituksia on asetettavissa ja niitähän on suurten tapahtumien osalle määrättykin kesäksi. Joka tapauksessa pienen osanottajajoukon kokoontuminen voitaisiin toteuttaa toukokuun lopulle, jos löydetään avoin toimipaikka. Niiden avaamisesta ei ole tietoa. Valmius kutsua kokous koolle toukokuun lopulle on olemassa, jos näin päätetään.
2. Toisena mahdollisuutena on toteuttaa kokous Eduskunnassa parhaillaan käsittelyssä olevan väliaikaisen poikkeamislakiesityksen HE 45/ 2020 vp mukaisesti. Se on voimassa syyskuun loppuun saakka. Sen mukaan kokoukseen on etäosallistumisen periaatteiden mukaisesti mahdollisuus osallistua, vaikka säännöissä tuota ei olisikaan mainittu. Toinen poikkeama on valtakirjojen salliminen. Valtakirjalla asiamies voi osallistua toisen puolesta. Valtakirjalla osallistuvien yhteenlaskettu äänimäärä ei saa ylittää kymmentä prosenttia kokouksen yhteenlasketusta äänimäärästä.
3. Poikkeamislaki tulee olemaan voimassa syyskuun 2020 loppuun saakka. Jos yhdistys on päättänyt yhdistää keväällä pidettävän kokouksen syyskokoukseen, jonka aikamäärä on sääntöjen mukaisesti syksyllä useimmiten loka-marraskuulla, niin se päätös on voimassa ja näin voidaan menetellä. Jos ja kun tämän tekstin kohteena olevalla yhdistyksellä ei syyskokousta ole, mutta suunnitelmissa oli toteuttaa sääntöjen uudistamiseksi ylimääräinen kokous ehkäisevän päihdetyön viikon tilaisuuden yhteydessä viikolla 45, niin joustavasti tulkittuna sääntömääräisen kokouksen siirtoa sinne voisi olla harkittavissa. Toinen harkintaan laitettava ajankohta voisi olla kesällä kesätilaisuuden muodossa esimerkiksi Kuntoharjulla yhdessä Porin sairaus ja tapaturmainvalidit ry:n kanssa.
4. Sääntömääräisen kokouksen tehtäviin kuuluvat velvoitteet toiminnan raportoinneista. Sen suhteen poikkeustilanteen soveltamisen periaatteilla toimien on järkevää se, että asiakirjat toimitetaan toiminnantarkastajalle, joka toimittaa aikanaan tarkastuskertomuksensa. Jos on velvoitteita toimittaa tietoa ja raportteja muille avustusten tms. asioista, niin ne hallituksen päätöksillä toimitetaan eteenpäin ja sääntömääräiset päätökset tulevat perässä, kun ne ovat tehty.
5. Kuka ja ketkä johtavat yhdistystä, kun toimikausi päättyi sääntöjen määräämänä ajankohtana? Yksiselitteisesti yhdistyksellä on oltava hallitus. Siten hallitus jatkaa kunnes uusi on valittu. Siis vanha hallitus jatkaa, mutta sen toimivaltuus on rajoitetumpi. Se on ns. toimitushallitus eli sen tehtävä ja vastuu on huolehtia yhdistyksen asioista siihen saakka, kun uusi hallitus astuu tehtäväänsä. Se ei voi ryhtyä suurisuuntaisiin ratkaisuihin. Kuitenkin se voi jatkaa sitä linjaa, joka sillä oli omalla vastuukaudellaan, joten kun sen toimesta on tehty tiettyjä toiminnallisia päätöksiä tälle vuodelle, niin sen vastuulla on jatkaa sen mukaisesti asioiden hoitoa. Tämä on paikallaan tehtävässä olevan hallituksen jäsenten ja yhdistyksen muiden vastuutoimijoiden huomioida.